Politique de Confidentialité

KessPro est un service en ligne de conformité au droit du travail et de gestion de la paie destiné aux entreprises établies en Côte d'Ivoire. La présente politique explique quelles données personnelles nous traitons, pourquoi, combien de temps nous les conservons et comment exercer vos droits, conformément à la loi n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel.

1. Qui est responsable de vos données

KessPro est édité par Global Services Plus (GSP), immatriculée au RCCM sous le numéro CI-KGO-01-2024-B13-00015, Ferkessédougou, Côte d’Ivoire — téléphone : +225 07 02 20 37 96 — e-mail : support@kesspro.app.

• Données de votre compte (inscription, connexion, abonnement, assistant WhatsApp) : Global Services Plus (GSP), éditeur de KessPro, est responsable du traitement.
• Données de vos salariés (fiches, paie, procédures) : l'entreprise cliente qui les saisit est responsable du traitement ; KessPro agit en tant que sous-traitant et ne les traite que pour fournir le service, sur instruction du client. Le client s'engage à informer ses salariés de ce traitement.

2. Données collectées

Votre compte

Nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké uniquement sous forme chiffrée), ou identifiant Google si vous vous connectez avec Google ; informations sur votre entreprise (raison sociale, identifiants administratifs, adresse) ; historique d'abonnement et de paiement. Les données de carte bancaire et de mobile money sont saisies directement chez nos prestataires de paiement et ne transitent pas par nos serveurs.

Vos salariés

Selon ce que vous saisissez dans le module RH et paie :

• identité et coordonnées (nom, date et lieu de naissance, nationalité, pièce d'identité, adresse, téléphone, contact d'urgence) ;
• situation familiale (situation matrimoniale, nombre d'enfants) utilisée pour le calcul de la paie ;
• contrat et carrière (poste, catégorie, dates d'embauche et de départ, numéro CNPS, ancien employeur) ;
• rémunération : salaire, primes, bulletins de paie, écritures comptables ;
• procédures (sanctions disciplinaires, licenciements, chômage technique, congés, accidents du travail) ;
• représentation du personnel : mandats de délégué du personnel et affiliations syndicales, utilisés uniquement pour identifier les salariés protégés ;
• données de santé (groupe sanguin, situation médicale, visites médicales), facultatives, à ne renseigner que lorsque la législation du travail le justifie.

Ces données sont visibles uniquement par les membres de l'entreprise cliente qui les a saisies. Chaque entreprise est strictement isolée des autres.

3. Assistant juridique WhatsApp

Lorsque vous écrivez à l'assistant KessPro sur WhatsApp, nous traitons :

• votre numéro de téléphone WhatsApp, pour vous identifier et décompter vos crédits ;
• le contenu de vos messages et les réponses de l'assistant, conservés sous forme d'historique pour donner du contexte à la conversation et pour suivre la qualité du service.

Pour produire une réponse, votre question est transmise à des services d'intelligence artificielle (Groq pour la génération de la réponse, Google Gemini pour la recherche dans la documentation juridique). Ces prestataires traitent la question uniquement pour produire la réponse. Les messages transitent également par la plateforme WhatsApp de Meta, soumise à ses propres conditions.

N'envoyez pas à l'assistant de données personnelles sur vos salariés (noms, salaires, situation médicale…) : posez vos questions de manière générale. L'assistant donne une information juridique générale et ne remplace pas le conseil d'un avocat.

4. Pourquoi nous utilisons ces données

• fournir le service : audit de conformité, calcul des bulletins, journal comptable, déclarations CNPS, suivi des procédures, assistant WhatsApp (exécution du contrat) ;
• gérer votre compte, votre abonnement et vos paiements (exécution du contrat) ;
• vous envoyer les e-mails nécessaires au service : code de vérification, réinitialisation de mot de passe, alertes d'échéance (exécution du contrat) ;
• assurer la sécurité du service, prévenir la fraude et corriger les erreurs (intérêt légitime) ;
• respecter nos obligations légales, notamment comptables et fiscales.

Nous ne vendons pas vos données, ne faisons pas de publicité ciblée et n'utilisons pas les données de vos salariés à d'autres fins que la fourniture du service.

5. Prestataires et transferts

Nous faisons appel à des prestataires techniques, qui n'accèdent aux données que dans la mesure nécessaire à leur mission :

• hébergement et base de données : Vercel, Neon ;
• cache et limitation de débit : Upstash ;
• stockage des documents et fichiers : Cloudinary ;
• envoi d'e-mails : Resend ;
• paiements : Bictorys, PayTech, Stripe ;
• suivi des erreurs techniques : Sentry ;
• assistant WhatsApp : Meta (WhatsApp), Groq, Google.

Certains de ces prestataires sont situés hors de Côte d'Ivoire, notamment aux États-Unis et dans l'Union européenne. Ces transferts sont limités au strict nécessaire et encadrés par les engagements contractuels de ces prestataires en matière de sécurité et de confidentialité.

6. Durées de conservation

• Compte et données d'entreprise : pendant toute la durée de l'utilisation du service. L'expiration d'un abonnement ne supprime pas vos données : vous continuez à pouvoir consulter et modifier vos fiches salariés et votre profil d'entreprise.
• Données des salariés : tant que le client utilise le service, puis supprimées à sa demande. Il appartient à l'employeur de conserver de son côté les documents qu'il est légalement tenu de garder (bulletins de paie, registres).
• Pièces comptables et factures liées à votre abonnement : 10 ans, conformément à l'Acte uniforme OHADA relatif au droit comptable.
• Historique de l'assistant WhatsApp : pendant la durée d'utilisation du service, et supprimé sur simple demande.
• Journaux techniques : 30 jours pour les journaux d'envoi d'e-mails, 90 jours pour les notifications de paiement reçues de nos prestataires.
• Codes de vérification : supprimés automatiquement après leur expiration.

7. Sécurité

Les échanges sont chiffrés (HTTPS), les mots de passe sont stockés sous forme chiffrée, l'accès aux données est réservé aux membres de chaque entreprise, et toute action d'administration est tracée. Aucun système n'étant infaillible, nous vous informerons dans les meilleurs délais en cas de violation de données vous concernant.

8. Vos droits

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• accès : obtenir une copie des données que nous détenons sur vous ;
• rectification : corriger des données inexactes, directement depuis votre espace ou en nous écrivant ;
• suppression : demander l'effacement de vos données (voir ci-dessous) ;
• opposition : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime.

Les salariés d'une entreprise cliente exercent leurs droits auprès de leur employeur, qui est responsable du traitement ; nous l'assistons pour y répondre. Vous pouvez également saisir l'Autorité de Régulation des Télécommunications/TIC de Côte d'Ivoire (ARTCI).

9. Comment demander la suppression de vos données

1. Écrivez à support@kesspro.app depuis l'adresse e-mail de votre compte, avec pour objet « Suppression de mes données ».
2. Précisez ce que vous souhaitez supprimer : votre compte entier, les données de votre entreprise, ou uniquement votre historique WhatsApp (indiquez alors votre numéro WhatsApp).
3. Nous confirmons la réception de votre demande et procédons à la suppression dans un délai maximal de 30 jours. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.

Seules les données que la loi nous oblige à conserver (pièces comptables liées à vos paiements) sont gardées, pendant la durée légale, puis supprimées.

10. Cookies

Nous utilisons uniquement les cookies nécessaires à la connexion et à la sécurité de votre session. Voir notre politique relative aux cookies.

11. Contact et modifications

Pour toute question relative à vos données : support@kesspro.app. Nous pouvons modifier la présente politique ; la date de mise à jour en haut de page indique la dernière version.